Xử lý file excel có dung lượng quá lớn
Bạn bao gồm một tệp tin Excel, nó càng ngày “béo phì” vượt cân, dung lượng thì ngày một tăng lên, xử lý các bước ngày càng chậm rì rì chạp. Câu hỏi đặt ra là? Làm thay nào để sút cân đến file Excel đó? Lỗi này từ đâu ra?
Kẻ thù tuyệt nhất của bài toán tăng cân béo tròn này, chính là do ăn nhiều quá độ và lười luyện tập thể thao. Bạn đang xem: Xử lý file excel có dung lượng quá lớn
CÁC NGUYÊN NHÂN:
Objects:
Các hình shape, giỏi nút bạn chèn trong ô, lúc bạn sao chép xuống (Fill Down), thì nó cũng tự coppy ra. Hoặc bạn xào luộc nội dung bên trên 1 trang web nào đó, hoặc từ tệp tin nào đó khác, với dán vào file của mình, đi kèm là những Object mà chúng ta không thể thấy bằng mắt thường.
Vậy làm sao để xóa khỏi các Object trong tệp tin Excel?Cách thông thường:
Bước 1: chọn Sheet chứa Object phải xóa, nhấn F5 để hiện ra hành lang cửa số Go to… (hoặc vào tab Home, chọn Find và Select).Bước 2: lựa chọn SpecialsBước 3: lựa chọn Objects với nhấn OK.Bước 4: dìm Delete nhằm xóa tất cả.Lưu ý: toàn bộ các Object trong Sheet sẽ tiến hành chọn, tuy vậy nếu bạn muốn giữ lại 1 object làm sao đó, ví như là loại nút chạy macro, thì chúng ta có thể ấn giữ SHIFT và chọn vào nút kia để bỏ chọn, rồi bạn cũng có thể xóa các object còn lại. Tương tự bọn họ sẽ khiến cho từng sheet khác.
– chúng ta chọn tab DATA > lựa chọn Edit Links.
– chất vấn lại các file các bạn đã liên kết, trường hợp không quan trọng liên kết nữa. Tức là bạn chỉ cần lấy kết quả tính từ file khác. Chúng ta cũng có thể chọn Break links để bỏ liên kết.
– khi ấy sẽ xuất hiện bảng thông báo, sẽ biến đổi các hàm links thành giá chỉ trị kết quả của nó, và làm việc này cấp thiết hoàn tác lúc thực hiện. Do vậy, chúng ta nên lưu file với một tên bắt đầu để sao lưu giữ dự phòng, để triển khai sao lưu, bạn chọn Cancel, rồi Save as để lưu tên mới.
– Sau đó, hoàn toàn có thể thực hiện câu hỏi Break Links là để chuyển đổi.
Named Range:
Cùng với việc coppy dữ liệu, kèm theo đó là các NAMED RANGE đã vận dụng cho file, và nó chế tạo ra ra không ít Named Range trong file của bạn.
Vậy làm thế nào để xóa khỏi các named range trong file Excel?
Cách thông thường:
Bước 1: Bạn có thể chọn Filter để chọn ra những Name bị lỗi để xóa lần lượt, để chọn các Name cùng 1 lúc, các bạn chọn Name thứ nhất trong danh sách.Bước 2: giữ kéo thanh cuộn cho tới cuối cùng, và giữ SHIFT, chọn dòng name cuối cùng.Bước 3: chúng ta chọn nhấn phím Delete để xóa.
Dùng ASAP Utilities Add-in:
Bạn lựa chọn tab ASAP Utilites, chọn mục RANGE, các bạn sẽ tìm thấy phần 27. Delete all name range with an invalid cell references…Và chúng ta có thể xóa vớ cả. Quanh đó ra, chúng ta cũng có thể chuyển đổi những Named Range thành địa chỉ của tham chiếu, bằng phương pháp chọn mục 24. Replace the name range used in formulas with their cell references…
Styles:
Cùng cùng với việc xào luộc dữ liệu, đi kèm đó là các style đã vận dụng cho file, cùng nó tạo ra không hề ít Style trong tệp tin của bạn.
– bí quyết thông thường: chúng ta cũng có thể click yêu cầu vào thương hiệu từng Style rác, chọn Delete nhằm xóa đi. Ví như thấy thọ quá, bạn có thể dùng Add-in bên dưới.
– cần sử dụng Remove Style Add-in, đó là addin được hỗ trợ bởi Microsoft. Tải về từ archive.codeplex.com hoặc phiên bản dự chống tại RemoveStyles qua Mediafire. Khi cài đặt xong, các bạn sẽ thấy mục Remove Styles mở ra trong tab Home, ở bên cạnh Cell Styles như trong ảnh bên trên. Bạn không biết cách sở hữu addin như thế nào? Hãy tham khảo nội dung bài viết hướng dẫn thiết lập add-in vào Excel sau nhé!
– trong khi vẫn có 1 addin Inquire có sẵn trong Office 365, với công cụ: Clean Excess Cell Formatting.
Excel Binary Workbook giúp giảm dung lượng
Sau quá trình trên, các bạn sẽ có công dụng như sau:
Như chúng ta thấy, chúng ta có file lúc đầu là 7Mb, sau khoản thời gian các làm việc trên, họ giảm dung lượng xuống còn 1Mb, vậy hy vọng giảm nữa thì làm vậy nào? các bạn chọn File > Save as… lựa chọn Lưu dưới dạng Microsoft Excel Binary Workbook, lúc ấy bạn sẽ thấy file thường xuyên giảm đi một nửa chỉ từ 500Kb.
Cuối cùng, các bạn có thể thực hiện nay các thao tác làm việc sau, nhằm giúp giảm thêm dung tích của file: Xóa đi các Worksheet trống, Xóa đi đa số dòng trống ở cuối, với Reset Last Cell trong Excel với quy định của ASAP Utilities.
Lời Kết:
Như các bạn thấy rồi đó, những thao tác thông thường COPY & PASTE cũng tạo ra nhiều tai hại, vậy có tác dụng sao tiêu giảm việc này? Khi họ COPY, và thay vày nhấn Ctrl + V nhằm Paste ra, thì họ có chọn lọc PASTE SPECIAL … lúc đó chúng ta có thể lựa lựa chọn PASTE VALUE, thay do dán luôn luôn công thức sang.
Nếu toàn bộ các trường hợp trên, các bạn đều không mắc phải, tuy thế file vẫn nặng, vậy đang làm phương pháp nào? do nội dung nội dung bài viết dài, phải mình sẽ tách biệt phần đó sang tập 2 của bí kíp võ thuật này … Cảm ơn các bạn đã quan lại tâm!
Hiện tại, thosanhuyenthoai.vn Học Excel Online đã mở rất nhiều các khóa học đào tạo về Học Excel cơ phiên bản đến nâng cao với các chuyên viên hàng đầu tại Việt Nam. Công ty chúng tôi sẽ mang đến đến bạn những buổi học bổ ích, hiệu quả có thể sử dụng thành thạo Excel để áp dụng vào công việc. Ngoài ra, chúng tôi đang có nhiều chương trình khuyến mại lớn cho các học viên đăng kí vào tháng này, vậy còn trần trừ gì nữa mà ko đăng kí tức thì thôi.
Đọc tiếp tập 2: Cách sửa tệp tin Excel bị nặng chậm & gỡ bỏ mật khẩu đảm bảo an toàn khi quên mật khẩu.
