Cách trộn thư (mail merge) trong word có video hướng dẫn

     

Trong bài viết này, thosanhuyenthoai.vn đang hướng dẫn cho bạn tổng quan liêu về tính năng này và hướng dẫn thực hiện Mail Merge theo từng bước. Hãy cùng theo dõi để biết cách sử dụng tính năng rất là hay này trong Excel nhé!

Mail Merge là 1 trong những công núm vô cùng hay khiến cho bạn tiết kiệm thời gian khi có một lượng lớn dữ liệu phải đưa từ Excel quý phái Word.Mail Mergegiúp bạn mau lẹ tạo ra một loạt file trên Word bằng cách hợp nhất thông tin bạn có trong trang tính Excel. Phương tiện này rất quan trọng cho chúng ta kế toán xuất xắc nhân sự yêu cầu in tem nhãn, phiếu lương xuất xắc thư mời hàng loạt.

Bạn đang xem: Cách trộn thư (mail merge) trong word có video hướng dẫn

Chuẩn bị dữ liệu Excel mang lại Mail Merge

Khi chúng ta mail merge, tệp Excel sẽ được kết nối với tư liệu mail merge của Word. Microsoft Word đang lấy các thông tin như tên, địa chỉ cửa hàng và các cụ thể khác của bạn nhận trực tiếp từ bảng tính Excel.

Vì vậy, trước khi bước đầu thực hiện, bạn hãy chắc hẳn rằng rằng tệp Excel vẫn có tất cả thông tin bạn có nhu cầu bao bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều add liên hệ hoặc thông tin khác, bạn phải thay thay đổi hoặc bổ sung ở trang tính Excel trước lúc trộn thư.

Ngoài ra, bạn phải kiểm tra những thông tin đặc biệt sau:

Các cột vào trang tính Excel buộc phải khớp với những phần bạn có nhu cầu sử dụng lúc trộn thư. Ví dụ: nếu bạn có nhu cầu xưng hô với người đọc bởi Tên, hãy chắc chắn là rằng chúng ta đã sản xuất hai cột họ với tên riêng biệt. Nếu bạn có nhu cầu sắp xếp tên bạn nhận theo vùng miền hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã có hai cột vùng miền và tp riêng biệt.Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc ngừng bằng 0, hãy format đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ. Bạn cần kiểm tra kỹ định dạng ngày theo dd/mm/yyy để khi trộn thư lắp thêm tự ngày tháng không bị nhảy thanh lịch mm/dd/yy.Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng phương pháp nhập tin tức từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy thực hiện Text Import Wizard.

Hướng dẫn Mail Merge trường đoản cú Excel sang trọng Word

Sau lúc bạn dứt và kiểm soát lại trang tính Excel, bạn đã chuẩn bị để trộn thư. Trong ví dụ như này, chúng ta sẽ trộn thư với một danh sách người dìm trong Word 2010, tương tự cho Word 2013.

Nếu các bạn đã biên soạn thư sẵn một lá thư, chúng ta cũng có thể mở một tài liệu Word hiện có, hoặc tạo một tài liệu mới.Chọn một số loại trộn thư bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và lựa chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), thư điện tử (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bì thư (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Vào ví dụ, họ chọn Letters.

*

Chọn fan nhận. Vào thẻ Mailings > Select Recipients > Use Existing List…

*

Kết nối trang tính Excel và phiên bản Word. Bằng việc thiết lập kết nối thân Excel với Word, hãy đảm bảo rằng nguồn dữ liệu trộn thư vẫn được tự động hóa cập nhật các lần bạn biến hóa dữ liệu tín đồ nhận bên trên tệp Excel.

Trong hộp thoại Select Data Source, tra cứu trang tính Excel với nhấp Open. Nếu Word yêu cầu bạn chọn từ bảng, nên chọn và nhấp OK.

*

Nếu chúng ta chỉ ước ao thêm một số người dấn từ bảng tính Excel, nhấp nút Edit Recipient danh mục trong team Start Mail Merge.

*

Hộp thoại Mail Merge Recipients¸ đánh dấu chọn hoặc vứt chọn để thêm hoặc sa thải người thừa nhận từ trộn thư.

*

Chú ý:Bạn cũng rất có thể sắp xếp, lọc list người nhận và xác nhận địa chỉ cửa hàng email bằng phương pháp nhấp vào tùy chọn Validate addresses… dưới phần Refine Recipients List.

Như vậy, bọn họ đã chấm dứt danh sách người nhận và sẵn sang trọng điền nó vào thư. Gõ thư chủng loại vào Word hoặc sao chép/dán xuất phát điểm từ một nguồn khác.

Thêm vị trí điền. bạn cần xác định vị trí điền showroom Address Block và cái chào hỏi Greeting Line. Tới phần Write và Insert Fields vào thẻ Mailings.

*

Tùy theo vị trí nên điền, hộp thoại sẽ mở ra không hề ít sự lựa chọn. Chọn tùy chọn chúng ta muốn, xác thực kết quả dưới phần với nhấn OK. Chúng ta cũng có thể sử dụng phím mũi thương hiệu trái/phải để đưa sang phần coi trước của người nhận trước/sau.

*

Sau khi trả thành, vị trí đề xuất điền sẽ xuất hiện trong văn phiên bản của bạn như trong hình dưới đây:

*

Đối với một vài lá thư, chỉ việc thêm Address BlockGreeting Line là đủ. Lúc bức thư được in ra, toàn bộ các bạn dạng sao sẽ đồng nhất nhau ko kể tên và showroom của bạn nhận.

Trong nhiều trường hòa hợp khác, bạn có thể đặt tài liệu của người nhận vào câu chữ thư để thiết lập chúng theo cá nhân. Để thực hiện việc này, nhấp Insert Merge Field và chọn dữ liệu bạn muốn chèn từ danh sách tùy chọn.

*

Xem trước lá thư. Chắc chắn rằng tài liệu người nhận xuất hiện đúng đắn trong lá thư, dấn nút Preview Results bên trên thẻ Mailing.

*

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng phím mũi thương hiệu trái/phải để xem mỗi lá thư chứa tài liệu người nhận.

*

hoàn chỉnh trộn thư. Khi đã hài lòng, dấn nút Finish & Merge trong team Finish để lựa chọn in thư hoặc gửi mail chúng.

*

Nếu bạn có nhu cầu chỉnh sửa vài ba thứ trước lúc in hoặc gởi email, nhấp vào Edit Individual Documents. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện thêm và chúng ta có thể thay đổi từng phần của lá thư tùy thích.

Sao lưu văn phiên bản trộn thư. bạn sao lưu giữ tệp trộn thư như tệp Word thông thường bằng phương pháp nhấn nút Save hoặc thừa nhận phím Ctrl +S.

Xem thêm: Cách Lấy Nick Avatar Của Người Khác Làm Của Mình, Lấy Avatar Yahoo, Skype, Facebook Của Người Khác

Một khi sẽ sao lưu, tệp sẽ luôn luôn kết nối với danh sách trong Excel. Khi bạn có nhu cầu sử dụng văn bạn dạng trộn thư lần nữa, mở nó ra và nhấn Yes khi Word yêu ước bạn thường xuyên kết nối.

*

Ngoài tùy chọn Mail Merge bên trên thanh công cụ, Microsoft Excel cũng cung ứng tính năng tựa như trong Mail Merge Wizard.

Bạn rất có thể vào thẻ Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard…

*

Khi nhấp vào đó, Mail Merge Wizard hiển thị bên đề nghị bàn hình cùng hướng dẫn chúng ta trộn thư theo từng bước.

*

Cách trộn thư với ngày tháng, tiền tệ và những loại số khác

Khi trộn thư, các bạn cần để ý giá trị số như ngày tháng, tiền tệ cùng số. Vào phần này, cửa hàng chúng tôi sẽ phía dẫn các bạn cách định dạng hồ hết giá trị như vậy.

Định dạng Zip Codes và những giá trị khác chứa số 0 trong Excel:

Để không làm mất đi số 0 đi đầu khi trộn thư, bạn chỉ việc định dạng cột ZIP code thành dạng text vào Excel.

Chọn cột ZIP code, nhấp phải, chọn Format Cells… từ list tùy chọn.

*

Trong thẻ Number, chọn Text với nhấn OK.

*

Trộn thư cùng với ngày tháng cùng số bằng Dynamic Data Exchange

Nếu trang tính Excel cất ngày tháng, số thập phân, đơn vị chức năng tiền tệ, chúng ta cũng có thể sử dụng Dynamic Data Exchange để đảm bảo rằng những giá trị này được format đúng sau khoản thời gian trộn thư.

Vào File > Options > Advanced.Lăn thanh cuốn xuống phần General, lưu lại chọn Confirm tệp tin format conversion on open cùng nhấn OK.

*

Bắt đầu trộn thư như đã hướng dẫn ở phần trước.

Khi Dynamic Data Exchange được kích hoạt, chúng ta có thể nhận được một vài ba yêu cầu, chỉ cần nhấn Yes hoặc Ok. điểm khác hoàn toàn duy nhất vì với trộn thư thường thì là chọn nguồn dữ liệu, tiến hành theo các bước sau.

Khi chọn tín đồ nhận, nhấp vào Mailings > Select Recipients > Use an Existing List như thông thường.Dò tìm kiếm trên trang tính, nhấn đúp chuột chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) với nhấn OK.

*

Chú ý. giả dụ tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, khắc ghi chọn Select All ở góc dưới mặt trái.

Nhấn vào Entire Spreadsheet, với OK.

*

Bây giờ chúng ta có thể tiếp tục trộn thư như giải pháp thông thường.

Chú ý. Phòng dự phòng những thông báo hiển thị những lần bạn mở tệp dữ liệu, bỏ chọn Confirm file format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khoản thời gian kết nối với list thư.

Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ khi trộn thư trong Word

Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng tuyệt tiền tệ theo nhiều cách khác cùng với tệp nguồn trộn thư Excel, chúng ta có thể thực hiện tại trực tiếp trong văn phiên bản Word.

Chọn vùng trộn thư muốn biến đổi định dạng. Chúng hoàn toàn có thể là Date, Currency, Percent hoặc những vùng khác.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn chọn vùng Currency, các bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm trong những mã hình trong những bảng dưới đây. Ví dụ, nếu bạn có nhu cầu 3000 mở ra thành $3000, thêm # $,0 và mã sau đang hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 để cập nhận vùng. Tiếp đến nhấn Shift + F9 để xem kết quả.

Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
# 0MERGEFIELD CURRENCY# 03000Làm tròn số
# ,0MERGEFIELD CURRENCY# ,03,000Làm tròn số cùng với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy
# ,0.00MERGEFIELD CURRENCY# ,0.003,000.00Số chứa hai chữ số thập phân và chia cách phần ngàn bằng dấu phẩy
# $,0MERGEFIELD CURRENCY# $,0$3,000Làm tròn đô la cùng dấu phẩy chia cách phần ngàn
# $,0.00MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00$3,000.00Dollar cất hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy
# “$,0.00;($,0.00);’-‘”MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘”($3,000.00)Kí hiệu độ-la, dấu ngoặc tức là số âm với một dấu gạch nối đến giá trị 0
# 0.00%MERGEFIELD PERCENT# 0.00%1.00%Phần trăm đựng hai chữ số thập phân
# 0%MERGEFIELD PERCENT# 0%1%Làm tròn phần trăm

Chú ý. Thay do kí hiệu $, chúng ta có thể thay bằng ký hiệu chi phí tệ khác € hoặc £.